Tugas 1 : PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Pengertian dan Arti Penting Komunikasi

Komunikasi mengandung makna bersama-sama (common). Istilah komunikasi atau communication berasal dari bahasa Latin, yaitu communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran. Kata sifatnya communis, yang bermakna umum atau bersama-sama. ( hal. 5 ) ¹

Para ahli mendefinisikan komunikasi menurut sudut pandang mereka masing-masing, diantaranya adalah :

1.      Sarah Trenholm dan Arthur Jensen mendefiniskan bahwa komunikasi adalah suatu proses dimana sumber mentransmisikan pesan kepada penerima melalui berbagai macam saluran.

2.      Reymond S. Ross mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses menyortir, memilih, dan mengirimkan symbol-simbol sedemikian rupa, sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh sang komunikator

3.      Everett M. Rogers dan Lawrence Kincaid menyatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi antara satu sama lain,yang pada gilirannya terjadi saling pengertian yang mendalam. ( Hal. 6 ) ¹

Definisi-definsi diatas tentu belum mewakili semua definisi yang telah dibuat oleh para ahli. Namun, paling tidak kita telah memperoleh gambaran tentang apa yang dimaksud komunikasi, sebagaimana yang diungkapkan oleh Shannon dan Weaver (1949), bahwa komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling mempengaruhi satu sama lain, sengaja atau tidak sengaja dan tidak terbatas pada bentuk komunikasi verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi. ( Hal. 7 )¹

Jenis dan Proses Komunikasi

Jenis-jenis komunikasi dibagi berdasarkan berbagai macam kategori, yaitu :

·         Menurut cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi :

1.      Komunikasi Lisan

a.       yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana dua belah pihak dapat bertatap muka, misalnya dialog dua orang, wawancara, maupun rapat dan sebagainya

b.      yang terjadi secara tidak langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya komunikasi lewat telepon.

2.      Komunikasi Tertulis

a.       yang dilaksanakan dalam bentuk surat

b.      naskah,

c.       blangko-blangko,

d.      gambar dan foto,

e.       spanduk ( Hal. 20 ) ²

·         Berdasarkan terjadinya interaksi dua belah pihak, yaitu :

1.      Komunikasi Langsung

Proses komunikasinya dilaksanakan secara langsung tanpa bantuan perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi oleh jarak.

2.      Komunikasi Tidak Langsung

Proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan pihak ketiga atau bantuan alat-alat atau media komunikasi.

·         Menurut prilaku, komunikasi dibedakan menjadi :

1.      Komunikasi Formal

Komunikasi yang terjadi diantara anggota organisasi / perusahaan yang tata caranya telah diatur dalam struktur organisasinya, misalnya rapat kerja perusahaan, konferensi, seminar, dan sebagainya.

2.      Komunikasi Informal

Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi atau perusahaan, misalnya kabal burung, desas-desus, dan sebagainya.

3.      Komunikasi Non Formal

Komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal da informal, yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut, misalnya rapat tentang ulang tahun perusahaan, dab sebagainya. ( Hal. 21 ) ²

·         Menurut ruang lingkup, dibedakan menjadi :

1.      Komunikasi Internal

Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja.

2.      Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang berlangsung antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada di luar organisasi atau perusahaan tersebut

·         Menurut aliran informasi, dibedakan menjadi :

1.      Komunikasi Satu Arah ( Simplex )

Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja. Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam keadaan mendesa atau darurat atau yang terjadi karena sistem yang mengaturnya harus demikian, misalnya untuk menjaga kerahasiaan atau menjaga kewibawaan pimpinan.

2.      Komunikasi Dua Arah

Komunikasi yang bersifat timbal balik. Dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau feedback kepada komunikatornya. Maka komunikasi ini memberika kepuasan kedua belah pihak dan dapat menghindarkan terjadinya kesalah pahaman.

3.      Komunikasi ke Atas

Komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan

4.      Komunikasi ke Bawah

Komunikasi yang terjadi dari atasan ke bawahan ( Hal 22 – 24 ) ²

·         Menurut jumlah yang berkomunikasi, dibedakan menjadi :

1.      Komunikasi perseorangan

Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga

2.      Komunikasi berkelompok

Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok. ( Hal 25 – 26 )  ²

Proses Komunikasi

Proses komunikasi diawali dengan komunikator yang menyampaikan pesan dan diakhiri dengan komunikan yang menerima pesan. Sebagai suatu proses, komunikasi tidak mempunyai titik awal atau titik akhir. Proses komunikasi berlangsung dalam keadaan dinamik, berkelanjutan, berubah-ubah, on going tanpa starting point atau stopping point. Agar peristiwa komunikasi itu mudah dipelajari, kita sengaja menciptakan titik awal dan titik akhir. Untuk menganalisis dinamika proses komunikasi, maka dilakukan pemenggalan proses yang telah dihentikan tersebut. Kebanyakan pada studi komunikasi, penyederhanaan tersebut diawali dari komunikator (source) yang menyampaikan pesan (message) melalui saluran (channel) kepada komunikan (receiver) sampai komunikasi menimbulkan perubahan (effect) pada komunikan. Penggalan proses ini dinyatakan dalam suatu model S-M-C-R-E.

Komunikasi Efektif

Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan. Oleh karena itu, dalam bahasa asing orang menyebutnya “the communication is in tune” ,yaitu kedua belah pihak yang berkomunikasi sama-sama mengerti apa pesan yang disampaikan. Menurut Jalaluddin dalam bukunya Psikologi Komunikasi menyebutkan, komunikasi yang efektif ditandai dengan adanya pengertian, dapat menimbulkan kesenangan, mempengaruhi sikap, meningkatkan hubungan sosial yang baik, dan pada akhirnya menimbulkan suatu tidakan. ³

Syarat-syarat untuk berkomunikasi secara efektif adalah antara lain :

·         Menciptakan suasana yang menguntungkan.

·         menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti.

·         pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan.

·         Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya.

·         Pesan dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau reward di pihk komunikan.

Berbicara tentang minat atau awareness di pihak komunikan, dapat dikemukakan bahwa minat akan timbul bilamana ada unsure-unsur sebagai berikut :

·         Tersedianya suatu hal yang menarik minat.

·         Terdapat kontras, yaitu perbedaan antara hal yang satu dengan lainnya, sehingga apa yang menonjol itu menumbuhkan perhatian.

·         Terdapat harapan untuk mendapat keuntungan atau mungkin gangguan dari hal yang dimaksudkan.

·         Itulah beberapa hal saja yang dapat menimbulkan sesuatu komunikasi yang efektif.

Komunikasi efektif dipandang sebagai suatu hal yang penting dan kompleks. Dianggap penting karena ragam dinamika kehidupan (bisnis, politik, misalnya) yang terjadi biasanya menghadirkan situasi kritis yang perlu penanganan secara tepat, munculnya kecenderungan untuk tergantung pada teknologi komunikasi, serta beragam kepentingan yang ikut muncul.⁴

Implikasi Menejerial

Dalam komunikasi manajerial ada 5 tipe yaitu :

·         Komunikasi formal (Formal Communication), yang mengikuti rantai perintah organisasi formal.

·         Komunikasi informal (Informal Communication), yang digunakan menejer untuk melengkapi komunikasi formal. Mereka melakukannya dengan jalan menyelidiki bagaimana kelompok informal bekerja dalam organisasi yang bersangkutan.

·         Komunikasi non-formal (Informal Communication), komunikasi ini disebabkan oleh ketidaksengajaan daripada organisasi formal yang menyebabkan terjadinya tindakan secara tidak sengaja. Komunikasi ini bersifat efektif.

·         Komunikasi teknis (Technical Communication), digunakan oleh orang-orang yang bekerja dalam bidang yang sama.

·         Komunikasi tentang prosedur-prosedur dan peraturan-peraturan (Procedural and Rules Communication), komunikasi ini biasanya dalam bentuk buku pegangan (manual) tentang organisasi yang bersangkutan.

Jadi implikasi manajerial merupakan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer dari hasil komunikasi untuk mencapai tujuan organisasi. ( Hal. 357 ) ⁵

DAFTAR PUSTAKA

1.        Wiryanto.2004.Pengantar ilmu komunikasi.Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.

2.        http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/komunikasi_bisnis/bab2-macam_macam_komunikasi.pdf. Diakses pada Senin, 17 Maret 2014 pukul 19.05.

3.        Edo Parnando, Komunikasi Efektif http://edoparnando27.wordpress.com/komunikasi-efetif/ . Diakses pada Senin, 17 Maret 2014 Pukul 20:28

4.    Zainuddin Zakaria.Komunikasi Efektif.Kuala Lumpur: PTS Profesional Malaysia.

5.    George R.Terry. Ph.D. , ed: Dr. Winardi. S.E. , Asas-Asas Menejemen.